Матрица тайм-менеджмента: как лучше использовать свое время

«Планов ничего нет; планирование - это все ». - Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр

Источник: rawpixel.com

У вас есть 24 часа в сутки, и эксперты говорят вам, что вам следует проводить 8 из них во сне. Остается 16 полных часов, чтобы сделать все, что нужно сделать. Итак, почему всегда кажется, что в сутках НИКОГДА не хватает часов? Ответ на эту дилемму заключается в том, как вы управляете своим временем. Одна испытанная и проверенная, но простая стратегия, которую вы можете использовать, - это матрица управления временем. Он разработан, чтобы помочь вам расставить приоритеты в ваших обязанностях, чтобы вы могли справиться с ними с минимальным стрессом.

Однако матрица управления временем - не волшебная кнопка. Это не прибавит вам часов к вашему рабочему дню и не даст вам сверхчеловеческой скорости для завершения работы с запасом времени. Это также не введет в транс всех остальных, пока вы не торопитесь, работая над своими задачами, не отвлекаясь - это не ТАКАЯ матрица! Что в нем замечательно, так это то, что он может работать для кого угодно, но есть определенные отношения и навыки, которые вам необходимо развить, чтобы убедиться, что он работает на вас.

Мы начнем с объяснения того, как устроена сама матрица и ее связь с 34-м президентом США. В дальнейшем мы выделим преимущества матрицы и дадим вам несколько полезных советов о том, как наилучшим образом использовать матрицу для выполнения вашего списка дел!

Что такое матрица управления временем?

Источник: pixabay.com

Матрицу управления временем часто называют «матрицей Эйзенхауэра», «ящиком Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра». Это потому, что президенту Дуайту «Айку» Эйзенхауэру (1890-1969) приписывают его создание и, как говорят, он использовал его во время своего президентства. Еще одно имя, которое часто связывают с популяризацией матрицы, - Стивен Кови (1932-2012). Он был педагогом, писателем и бизнесменом, который вдохновлял других своими идеями об эффективности и лидерстве. Кови обсуждает полезность матрицы Эйзенхауэра в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

дьявол гайд по таро

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре квадранта или меньшие квадраты (два вверху и два внизу). В нем используются четыре метки: «Важно», «Не важно», «Срочно» и «Не срочно». Перекрывающиеся метки для каждого квадранта приводят к следующему расположению.

• Первый квадрант (вверху слева) - важный и срочный
• Квадрант два (вверху справа) - важно, но не срочно
• Квадрант три (внизу слева) - срочно, но не важно
• Четвертый квадрант (внизу справа) - не срочно и не важно

Мы часто путаем, что подразумевается под «важным» и «срочным», думая, что это одно и то же. Однако матрица тайм-менеджмента делает понимание разницы между ними необходимостью. Эти два слова отвечают за то, что матрица выходит за рамки простой диаграммы управления временем, в которой вы просто перечисляете действия, которые хотите охватить в установленный период.

Важный: Эти предметы необходимы для достижения поставленной цели. Вы считаете их очень важными, будь то лично или для кого-то, кто вам небезразличен.

Срочно:Эти вещи нужно делать сразу же, обычно потому, что откладывание их будет иметь мгновенные последствия для других предметов или областей вашей жизни.

Вы заполняете матрицу, добавляя каждую из ваших задач в квадрант на основе комбинации меток, которая лучше всего подходит для нее. Вы можете сразу увидеть, как матрица управления временем заставляет вас подвести итоги не только того, что вам нужно сделать, но и того, как вы их рассматриваете с точки зрения актуальности и спроса на ваше время.

платье мечта значение

Квадрант первый: важно и срочно

Этот сегмент матрицы Эйзенхауэра содержит задачи, которым вы поставили наивысший приоритет. Это те вакансии, которые нельзя отложить на потом, и к ним нужно приступить немедленно. Пункты здесь могут включать в себя быстро приближающийся крайний срок для клиента или вашего босса. Другие могут быть:

• Неотложная медицинская помощь
• Семейный кризис
• Горящие приготовления к мероприятию

Эти обязанности, как правило, являются теми, которые вы не можете делегировать кому-либо еще и должны выполнять свои обязанности. Даже если вы можете их делегировать, вам придется лично следить за деталями их выполнения.

В идеальном мире, где вы постоянно в курсе своих задач и никогда не бывает чрезвычайных ситуаций, первый квадрант будет пуст! Однако все мы знаем, что это не так. Таким образом, практически элементов Quadrant One не должно быть больше, чем горстка. Сведение квадранта один к минимуму достигается постоянной работой над тем, что находится во втором квадранте. При этом для вас будет меньше стресса, если вам придется настраивать матрицу и переключать вещи, потому что возникает что-то, что имеет приоритет над всем остальным.

Источник: rawpixel.com

Кроме того, слишком много элементов в первом сегменте вашей матрицы управления временем может указывать на то, что у вас слишком много на тарелке или вы откусили больше, чем можете прожевать. Найдите минутку, чтобы объективно просмотреть каждую из своих записей в Первом квадранте. Возможно, что некоторые из них должны быть во втором или третьем квадранте - не так важно или срочно, как вы изначально думали.

Если ваш Квадрант Один всегда переполнен, вам, возможно, придется отказаться от некоторых своих обязанностей, чтобы ваше здоровье и здравомыслие не были подорваны горой срочных и важных дел, которые вам нужно сделать.

Квадрант второй: важно, но не срочно

Здесь вы разместите предметы, которые важны в среднесрочной и долгосрочной перспективе - вещи, которые вы можете решать понемногу за раз. Квадрант два оказывается очень полезным, когда дело доходит до разработки стратегии или планирования на будущее. Эти работы заслуживают изрядной доли вашего внимания (именно поэтому вы называете их важными!) Однако их завершение не является делом срочности. В конечном итоге вы стремитесь, чтобы основная часть ваших задач приходилась на второй квадрант.

Этот сегмент вашей матрицы управления временем можно отвести для деятельности, которая способствует вашему общему благополучию - вашему физическому, психическому и эмоциональному здоровью. Такие вещи, как упражнения, планирование отпуска или качественное времяпрепровождение с семьей и друзьями. Другие возможные элементы второго квадранта включают:

• Учебные курсы
• Профессиональное развитие
• Подготовка к мероприятию
• Будьте в курсе новостей
• Время, потраченное на планирование

Там, где это возможно, делегирование обязанностей и использование командной работы - два очень хороших способа решить вопросы из второго квадранта. Точно так же следует уделять время занятиям в квадранте два, даже если они не имеют особой срочности. Если вы приобретете привычку откладывать их на потом, то возникнет вполне реальный риск того, что эти предметы будут перенесены в ваш Квадрант 1 и заставят вас нервничать.

Быстрый пример - всегда откладывать профессиональное развитие до тех пор, пока вы внезапно не поймете, что ваша работа сейчас на кону, потому что вы не смогли повысить свою квалификацию и быть в курсе событий в своей области знаний. Экстренные курсы, быстрые исправления и необходимость убеждать своего начальника в том, что вы действительно считаете профессиональное развитие важным и будете стремиться к совершенствованию, только усилят стресс.

Квадрант третий: срочно, но не важно

Предметы в третьем квадранте обычно рассматриваются как отвлекающие факторы или прерывания, которые мешают вам выполнять задания в первом и втором квадрантах. Они всплывают срочно, как звонок телефона, но не обязательно важны. Записи в третьем квадранте будут включать:

Источник: rawpixel.com

• Некоторые встречи
• Некоторые телефонные звонки
• Некоторые электронные письма

Заполнение третьего квадранта, как правило, непросто и сводится к вашему пониманию того, что важно, а что срочно.

мечта о знаменитости

Хороший пример того, что здесь происходит, - это третье трехчасовое собрание отдела за месяц, на котором вы знаете, что те же проблемы, что и раньше, будут перефразированы. Когда все закончится, все вернутся к своим обычным делам. Вы не считаете встречу важной, но ваш босс уверен, что ваше присутствие на ней требует срочности - вы не можете откладывать ее.

Когда дело доходит до пунктов в третьем квадранте, делегируйте как можно больше из них. Возможно, вам все равно придется проверять прогресс любого делегированного вами элемента, чтобы убедиться, что это делается эффективно и результативно. В противном случае он может обратиться к вам с еще большей срочностью, чем первоначально требовалось.

Более того, обязанности, которые вы делегируете, не обязательно должны относиться к конкретному человеку. Например, вы можете положиться на голосовую почту, чтобы отвечать на некоторые из ваших телефонных звонков, пока вы решаете важные вопросы первого и второго квадрантов. Позже, когда вы не будете так заняты, вы можете просмотреть сообщения, чтобы узнать, о чем они были, и обработать каждое по мере необходимости, возможно, перезвонив.

Квадрант четвертый: не срочно и не важно

Если вы усердно заполните первые три квадранта своей матрицы Эйзенхауэра, то вы можете быть приятно удивлены количеством вещей, которые вы в конечном итоге относите к четвертому квадранту! Это, как правило, вредные, непродуктивные привычки, которые не являются ни важными, ни срочными. Они, как правило, загромождают ваш день и не делают ничего, кроме того, что мешают вам выполнять важные или срочные задачи, либо и то, и другое.

Такие вещи, как постоянная проверка ваших учетных записей в социальных сетях и:

• Смотрю телевизор часами напролет
• Бесцельный серфинг в Интернете
• Телефонные разговоры вокруг сплетен

Эти траты времени часто принимают вид срочности - например, оповещение о сообщении на телефоне, но они никогда не важны. Помещение их в четвертый квадрант вашей матрицы управления временем - первый шаг к избавлению от них. Ваше время может быть лучше потрачено на вещи из трех других секторов - на вещи, которые вы считаете важными или срочными.

Конечно, всегда важно находить время, чтобы расслабиться и расслабиться, и иногда это может стать неотложным делом. Однако рутинные занятия тривиальными и непродуктивными занятиями - это тот тип вещей, который вы должны постараться исключить из своей повседневной деятельности.

Эффективное использование матрицы управления временем

Делай это регулярно

7 число ангела любви

Не существует строгого правила относительно того, как часто вам следует писать матрицу тайм-менеджмента. Это будет зависеть от ваших обстоятельств, рабочей нагрузки и характера задач, которые вам предстоит выполнить. Некоторые люди считают, что еженедельный просмотр и обновление матрицы для них целесообразно. Другие предпочитают работать над этим ежедневно, удаляя и добавляя задачи по мере необходимости. Какой бы интервал вы ни выбрали, попробуйте выделить определенное время для работы с матрицей, так как это поможет обеспечить ее выполнение.

Источник: pixabay.com

Запиши это

Когда дело доходит до планирования, всегда полезно записывать что-либо, будь то ручка и бумага, или на вашем компьютере, планшете или телефоне. Сам процесс письма в сочетании с созданной вами визуальной матрицей помогает развивать ваши мыслительные процессы по мере того, как вы сортируете поставленные задачи. Хорошая идея - хранить матрицу тайм-менеджмента в таком месте, где вы ее часто будете видеть - домашний экран на вашем компьютере или стратегически размещенная бумажная копия.

Матрица тайм-менеджмента предназначена не только для того, чтобы помочь вам в выполнении ваших задач. Это также способ сделать шаг назад и по-новому взглянуть на то, что вы хотите сделать. В этом вам поможет физическая запись матрицы.

мечтает о курении сигарет

Добавить детали

Думайте о деталях, которые вы добавляете в свою матрицу, как о первом шаге в решении каждой из ваших задач - своего рода плане атаки. Помещая каждую задачу в матрицу Эйзенхауэра, вы можете уточнить свои утверждения, добавить примечания, разбить большую работу на более мелкие, а затем добавить для них отдельные времена достижения.

Быть гибким

Ваша матрица тайм-менеджмента не высечена на камне. Неожиданные события, которые, возможно, являются важными или срочными, могут всплыть в любой момент и нарушить ваши тщательно разработанные планы. Вы можете обнаружить, что предметы меняются местами, перескакивая из одного квадранта в другой.

Например, вы, возможно, разместили работу с отдаленным крайним сроком во втором квадранте (важно, но не срочно). Если обстоятельства приводят к тому, что вы не можете присутствовать на нем вообще или столько, сколько хотели бы, то вы можете обнаружить, что крайний срок внезапно нависает над вашей головой, а значительная часть работы все еще остается незавершенной. Это означает, что вам придется перенести эту конкретную работу в первый квадрант (важный и срочный), чтобы обеспечить соблюдение ее крайних сроков.

6 преимуществ использования матрицы управления временем

1. Вы учитесь расставлять приоритеты: Способность распознавать важные вещи и отличать их от незначительных отвлекающих факторов вокруг вас - бесценный навык. По мере работы с матрицей управления временем вы обнаружите, что расстановка приоритетов становится более интуитивной. То есть вы можете быстро оценить стоящие перед вами задачи с точки зрения их актуальности и срочности, а затем адаптировать свой подход к ним.
2. Вы станете более организованным:Матрица Эйзенхауэра упорядочивает то, как вы выполняете свои обязанности. Таким образом, вместо того, чтобы работать бессистемно, вы знаете, какие работы следует выполнить в первую очередь, а какие можно распределить на определенный период.
3. Вы учитесь отпускать:Вы учитесь избавляться не только от отвлекающих факторов, полагаясь на свою матрицу управления временем, которая поможет вам в выполнении ваших задач. Вы также учитесь понимать, когда вы не можете больше брать на себя ответственность и когда пора передать некоторые из ваших задач другим.
4. Вы учитесь самодисциплине:Самодисциплина - это сознательный контроль над вашим поведением. Это включает в себя больше сосредоточения на положительных действиях, когда вы отказываетесь от отрицательных. Эта черта естественным образом проистекает из первых трех преимуществ матрицы: расстановка приоритетов, организация и избегание отвлекающих факторов.
5. Вы добьетесь большего:Будучи более организованным и избегая бесполезных занятий, вы тратите больше времени на то, что имеет значение, работая со своим списком дел гораздо быстрее. Эти 16 часов в день внезапно кажутся не такими уж короткими!
6. Вы меньше подвержены стрессу:Довольно часто стресс, который мы испытываем, возникает из-за того, что мы слишком много делаем одновременно и чувствуем, что не можем уделять достаточно времени каждому занятию. Используя матрицу управления временем, вы начинаете идти в ногу со временем и выполнять свои задачи в срок, тем самым избавляясь от большого стресса.

Источник: rawpixel.com

Некоторые люди могут усердно реализовать рабочий лист тайм-менеджмента, такой как матрица, самостоятельно. Для других же небольшой совет и руководство от обученного профессионала являются идеальным катализатором для их начала. Есть ли у вас проблемы с хроническим откладыванием на потом, постоянно плохо организованным или постоянно отвлекаетесь на «неважные и не срочные» вещи в жизни? Чем раньше вы обратитесь за помощью, тем раньше вы начнете видеть разницу, которую может сделать для вас матрица управления временем.

ПОДЕЛИТЕСЬ С ДРУЗЬЯМИ: